เริ่มต้นกับระบบ
ย้ายจาก Excel เตรียมอะไรบ้าง?
ไม่จำเป็นต้องจัดไฟล์ให้สวยก่อนคุยกับทีมงาน สิ่งสำคัญกว่าคือรู้ว่าไฟล์ไหนเป็นข้อมูลล่าสุด และแต่ละยอดหมายถึงอะไร ใช้รายการนี้เตรียมการคุยเรื่องย้ายข้อมูลได้เลย
เริ่มจากสำเนาไฟล์ล่าสุด
เก็บไฟล์ต้นฉบับไว้ แล้วทำสำเนาชุดที่จะใช้ย้าย ระบุวันที่ข้อมูลล่าสุด และคนที่ช่วยตอบได้ว่าตัวเลขในไฟล์มาจากไหน หากมีหลายไฟล์ อย่าเพิ่งรวมจนไม่แน่ใจว่าแถวไหนซ้ำกัน
แยกข้อมูลหลักให้อ่านออก
- อาคาร ชั้น และเลขห้องที่ใช้อยู่จริง
- ผู้เช่าปัจจุบัน และห้องที่แต่ละคนอยู่
- ข้อมูลสัญญา ค่าเช่า วันที่เข้าอยู่ และเงินประกัน
- รายการจองที่ยังไม่เข้าอยู่
- เลขมิเตอร์ล่าสุด พร้อมวันที่จดและหน่วยที่ใช้
- ยอดค้างชำระ แยกให้เห็นว่าเป็นบิลหรือรายการใด
ตกลงก่อนว่าอะไรจะย้ายได้
ข้อมูลที่มีในไฟล์ไม่ได้แปลว่าระบบใหม่จะนำเข้าได้ทุกช่อง ให้ทีมงานตรวจรูปแบบและขอบเขตก่อน โดยเฉพาะบิลย้อนหลัง รายการรับชำระ เงินประกัน และไฟล์แนบ อย่าเพิ่งถือว่าข้อมูลเหล่านี้จะตามไปครบโดยอัตโนมัติ
ตรวจตัวอย่าง ก่อนเริ่มทั้งตึก
เลือกห้องปกติและห้องที่มีกรณีพิเศษ เช่น ย้ายเข้ากลางเดือนหรือมียอดค้าง มาเทียบข้อมูลและบิลกับไฟล์เดิม ตกลงวันที่เริ่มใช้จริงและผู้รับผิดชอบ เพื่อไม่ให้ออกบิลหรือบันทึกรับชำระซ้ำสองระบบ
อยากให้ทีมงานช่วยดูข้อมูลที่มี?
รอบ Early Access เราช่วยเตรียมข้อมูล ตั้งค่า และเริ่มรอบบิลแรกไปกับคุณ
รู้จัก Early Access